fbpx

6 étapes pour gérer ton temps et arriver à tout faire à la fin de ta journée

Temps de lecture : 9 minutes

Si tu as une liste de tâches, un outil de gestion de projet ou que tu as l’habitude de noter quelque part ce que tu aimerais accomplir dans la journée, tu as déjà sûrement ressenti la difficulté de terminer toutes les tâches que tu t’étais fixées

Tu as beau les regarder dans tous les sens, souffler un bon coup en les regardant en espérant que tu auras plus de motivation a les effectuer, changer leur formulation dans tous les sens, faire des exercices mystiques de visualisation et autre, rien n’y fait tu finis par terminer cette journée avec le sale sentiment de n’avoir pas terminé tout ce que tu veux et noté a faire.

Dans cet article, mon but c’est que tu arrives enfin à terminer une majorité de journées avec le sentiment génial d’accomplissement ou d’avoir fait tout ce que tu t’étais fixé.

Imagine, tu te réveilles et après ton rituel du matin tu enchaînes la majorité des actions que tu as a faire et cela tout au long de la journée puis le soir bien avant la fin de ton travail, tu remarques que tout pour aujourd’hui a été fait voir-même dépassé…

Prends le temps de te connecter à ce sentiment… Est-ce bon ? Génial ! Garde-le en mémoire, tu en auras besoin en plus du fait que tu visualises parfaitement le résultat que je te propose d’avoir maintenant.

Tu me connais maintenant, j’aime lorsque les conseils que je te donne sont structurés en plusieurs étapes, alors nous allons voir ensemble une liste de 6 étapes pour terminer ou en tout cas augmenter drastiquement tes chances de terminer ce que tu t’es fixé de faire dans la journée. L’avantage de cette méthode tu vas voir, c’est que même si à la fin tu n’as pas tout terminé tu seras satisfait et fier de ce que tu auras accompli durant ta journée.

Allez, commençons !

La première étape est de ne pas fixer d’objectifs à proprement parler, mais plutôt de faire en sorte de se créer des habitudes et des micros-procédures de travail te permettant de faire ce qui doit être fait.

Je vais te donner quelques exemples et tu sauras comment les mettre en place pour que tu comprennes mieux dans un instant.

La deuxième étape, est de regrouper tes micros-procédures ensemble en groupements d’actions qui à la longue, te feront générer des résultats plus ciblés et formeront des processus-métiers.

Le troisième point est de noter uniquement dans la liste du jour 1 à 3 actions ne figurant pas dans ta liste de processus-métier et qui doit être faite.

Quatrièmes étapes, tu te remets à toi-même chaque jour en te posant certaines questions pour valider ou non, si cette action et à faire ou à éliminer.

Cinquièmes étapes, tu organises le tout. Tu fixes dans ton agenda les processus-métier déjà réalisés qui sont récurrents puis chaque veille, tu te demandes s’il y en a un à faire en particulier dedans. Aussi tu rajouteras à chaque fois un créneau pour tes trois actions de la journée.

Sixièmes étapes, tu visualises le résultat que tu souhaites. Je vais te partager quelques manières de visualiser ce que tu veux pour ressentir comme si cela était déjà fait.

Bon, tu as pu voir ces 6 étapes, maintenant je vais les décortiquer en détail :

Créer des procédures de travail sur des microtâches

Des procédures de travail sont par définition une suite de tâches et d’actions qui t’emmène à un objectif concret. Il se trouve que dans une semaine tu te retrouves sans doute que tu le remarques ou non à effectuer 80 % de ton temps au moins, les mêmes actions. Parce que oui si tu es spécialisé dans un domaine il y a fort à parier que tu vis cela. Maintenant, le but de cette manœuvre est simple. C’est de comprendre la liste des actions à accomplir pour atteindre un résultat. Tu les mets en ordre, tu les documentes puis lorsque tu dois les faire tu les relis. Afin d’améliorer le tout tu prends régulièrement des notes de ce qu’il pourrait être amélioré puis chaque fin de semaine tu les ajustes jusqu’à que cela devienne un processus digne d’une entreprise industrielle :).

Là le but est vraiment de découper des petites actions isolées que tu pourras plus tard regrouper avec d’autres afin d’en créer des plus grandes.

Alors concrètement à quoi ressemblent ces microprocédures ? Ne te prends absolument pas la tête à faire quelque chose de parfait. Tu peux soit le faire sur papier dans un classeur par exemple. Ou comme moi, sur Notion par exemple.

Une fois que tu as plusieurs microactions, tu vas passer à la prochaine partie celle du regroupement de microtâches pour en faire des processus-métiers.

Les processus-métiers

Une fois que tu as ces petits processus, tu te rends compte que tu sais faire plein de petites choses isolées, mais en jouant aux legos ou aux puzzles comme dans ton enfance tu vas pouvoir réaliser des tâches beaucoup plus complexes qui demandes des compétences plus importantes.

Fais donc 3 à 5 projets qui pour toi demandent normalement plus de casse-têtes à organiser et à préparer et vois ce que tu as déjà en stock dans tes microprocessus pour les effectuer. Tu les mets en ordre et tu créer les microprocessus qui sont manquants pour réaliser jusqu’au bout ce processus-métier. Là, tu comprends l’idée ?

Dans certains cas, certains métiers ont des procédures de travaux relativement simples. Mais d’autres semblent faire des choses toujours différentes. Et pourtant si tu prends le temps de décomposer suffisamment régulièrement tes différentes tâches tu n’as plus besoin de réfléchir pour les effectuer. Tu as juste à les regrouper puis à les suivre. Tu n’auras donc, sur de gros projets, qu’à documenter les parties manquantes. Puis si un autre projet identique ou quasi identique revient, tu es paré à le reproduire. C’est le début de la scalabilité pour ton entreprise.

Les actions à faire

Pratiquement tout le temps, tu as besoin de faire des actions qui n’ont pas vraiment un réel intérêt à les documenter parce que ce sont des urgences ponctuelles, des choses que tu ne verras plus jamais ou des actions à très faible valeur ajoutée. Ces actions tu les reconnais avec la réponse suivante. Suis-je emmené à réaliser de nouveau cette action dans les 6 prochains mois ? Cela peut être sous les 1 /2 /3 ans.

Cette action a-t-elle une valeur ajoutée pour l’entreprise ?

Est-elle amenée à changer durant cette période ?

Concrètement si cette action est amenée à changer durant cette période déjà et que tu ne vas pas la réaliser dans les 6 prochains mois voir années, oublie la documentation et met là comme tâche dans ta liste.

Aussi si elle n’a pas de valeur réelle pour l’entreprise fais-en de même.

Par contre si elle a une réelle valeur et que tu sais que tu dois y revenir chaque année comme par exemple l’analyse de ton bilan de fin d’année, tu peux la documenter.

Les filtres

Il est très rapide de te retrouver avec une liste de tâches inimaginable et de finir découragé. La raison est simple. Tu en as trop. Parce que tu confonds probablement ce que tu as à faire dans tes processus (qui n’ont pas vraiment besoin d’être noté dans tes tâches, mais plus dans ton agenda) et ta liste d’actions à faire, que l’on a vue dans le point précédent. Par contre, un autre point important est à considérer. Celui des filtres. Car imagine que tu es un créatif tout comme moi, tu as sûrement des tonnes et des tonnes d’idées à la minute.

Ta liste d’action peut donc très vite se remplir. Tu vois de quoi je parle. Le but c’est que cette liste d’action ne dépasse jamais le nombre de 3 par jours et pour ce faire tu vas les passer à travers une seconde vague de question pour sélectionner celles qui ne sont pas importantes et donc à éliminer.

Je veux vraiment que tu prennes conscience que tu seras capable d’accomplir davantage d’actions en éliminant plus, plutôt qu’en en rajoutant plus. Tu auras aussi une meilleure qualité de vie par la même occasion, qu’on se le dise entre nous.

Donc que te demandes-tu ? :

Est-ce urgent et important ?

Que se passe-t-il si cette action n’est pas réalisée aujourd’hui, dans la semaine ou même cette année ?

De 1 à 10 cette action va-t-il me faire avancer vers mon objectif ?

Maintenant que tu as ces trois questions, tu te les poses pour tes actions à faire puis tu sélectionnes les trois qui sortent du lot.

Les trois qui sortent du lot doivent bien sûr répondre positivement à la première question. Doivent avoir un impact immédiat sur ta vie et si elles ne sont pas faites te créera probablement un impact négatif. Bien sûr, cette action te fait le plus avancer vers ton objectif.

Maintenant que tu as vu cette quatrième étape, tu vas passer à la cinquième qui va rassembler le tout, celle de l’organisation

Organiser le tout

Pour organiser le tout, tu vas t’armer de deux outils que tu as probablement déjà. Un agenda et une liste de tâches. Tu peux utiliser un format papier, ou un format numérique, c’est comme tu le souhaites.

Maintenant, tu t’occupes déjà de tous les processus-métiers qui sont relativement récurrents. Tu les mets dans ton agenda, avec le temps estimé pour effectuer cette tâche. L’avantage du numérique c’est que tu peux le programmer sur tous les autres jours, seulement si tu as un format papier tu peux toujours le mettre sous forme d’emploi du temps. Laisse au moins 4 à 5 heures de libres par jour.

Ces 4 — 5 heures de dispos, te serviront lorsque tu fais le point la veille sur ce que tu vas faire le lendemain. Si ce que tu dois faire correspond à un processus-métier déjà existant, tu l’ajouteras à ton agenda, de même si cela correspond à ta liste des trois actions à faire, mets-les dedans aussi. Le but c’est de laisser au moins 1 à 2 heures de ton planning de vide pour gérer les imprévus, les appels, les personnes qui t’interrompent, etc.

Pour prendre un exemple, concret :

Si une personne te propose de réaliser une action qui te demandera plus de 2 heures dans la journée par exemple, qui n’a pas été prévue auparavant dans le planning, alors cette action est tout simplement notée et reporté dans la liste du lendemain s’il y a de la place ou dans un autre jour selon la priorité de l’action. Si c’est une action ou un processus-métier déjà existant, parfait ! Tu peux le noter dans ton agenda dans le prochain créneau disponible. Enfin si c’est un processus métier qui n’est pas encore totalement crée, tu as maintenant 2 heures par jour de disponibles pour faire du puzzle et le compléter pour ensuite l’ajouter dans ton agenda.

Comme je te l’ai dit maintenant tu as deux parties distinctes pour organiser ta journée. Il y a ton agenda avec tes processus-métier. Tu peux te permettre de les mettre dedans, car tu sais environ combien de temps cela te prend normalement pour effectuer cette tâche par le nombre de microtâches que tu as déjà faites.

Tu as aussi ta liste de 3 actions par jours dans ta checklist que tu peux d’ailleurs rajouter dans ton agenda si tu le souhaites en plus regroupé dans un créneau estimatif.

La visualisation

Alors non, ce n’est pas ésotérique ! Comme tu le sais sûrement des études l’ont maintenant prouvé. Tout ce que tu imagines utilise les mêmes chemins neuronaux que si tu les reproduis dans la vie réelle. Alors on va en profiter pour faire de toi un AS de ton métier qui sait gérer toutes les situations.

Maintenant, tu vas d’abord t’attaquer à tes processus-métiers les plus importants. Ceux que tu utilises les plus souvent. Ces processus tu dois les connaître quasiment par cœur. Imprègne-toi d’eux justement par la visualisation. Comment ? Tu vas sur leur page chaque matin, chaque soir et tu te visualises en train de les réaliser. C’est simple seulement si tu n’y as pas pensé, fais-le.

Tu verras de plus, les axes d’améliorations à apporter entre chaque étape. Ce sera comme si tu avais révisé des milliers de fois beaucoup plus rapidement que ce que peut faire normalement une personne.

À force, tu le feras spontanément et cela deviendra une compétence clé que tu auras intériorisée. Si tu travailles avec d’autres personnes. Fais entrer cette règle dans la culture de l’entreprise, car tu auras des résultats bien plus importants avec des profils qui montent en compétence beaucoup plus vite.

Enfin, la visualisation ne sert pas uniquement à intégrer des informations, elle sert aussi à faire comme si cette action est déjà terminée et ressentir que ta journée est terminée. Lorsque tu as organisé l’ensemble de ton agenda et que tu as sélectionné tes trois actions, visualise l’enchainement de chaque partie et comment tu passes de l’une à l’autre. Ce que tu fais et toutes les astuces que tu vas mettre en œuvre pour aller plus vite et terminer ton travail.

Normalement avec ces 5 étapes tu devrais avoir une meilleure vision de comment organiser ta journée.

Je récapitule

Je récapitule brièvement afin que tu puisses bien tout relier entre tous les éléments que je t’ai envoyés.

  • Au départ, tu crées les micros processus des différentes actions récurrentes que tu as à réaliser en général.
  • Tu regroupes ces micros processus dans des actions bien plus grandes qui crée des processus métiers.
  • Tu sélectionnes plusieurs actions à faire qui sont importantes et urgentes, qui ne sont pas récurrentes dans les 6 prochains mois et plus et qui ont de la valeur pour l’avancement de tes objectifs
  • Tu en filtres trois avec les trois fameuses questions : est-ce urgent et important ? ; que se passe-t-il si cette action n’est pas réalisée aujourd’hui, dans la semaine ou même cette année ? ; de 1 à 10 cette action va-t-il me faire avancer vers mon objectif ?
  • Tu organises ton agenda en notant tous tes processus-métiers récurrents avec 4 à 5 heures de disponibilité, puis, la veille tu organises les divers actions et processus dans ces heures de libre. Enfin tu te laisses 1 à 2 heures pour les imprévus qui te serviront aussi à faire des puzzles pour créer tes futurs processus-métiers nécessaires aux prochains jours.
  • Tu visualises chaque jour tous tes processus-métier matin et soir puis sélectionne tes trois actions à faire. Enfin tu visualises l’enchainement de toutes ces actions jusqu’à l’accomplissement de ta journée.
  • Bien entendu un point essentiel que je n’ai pas noté qui me semble évident… Tu passes à l’action, sinon rien ne se passera.

Mets vraiment cela en pratique. Tu verras que cela sûrement énormément t’aider surtout pour avoir un esprit plus clair avec moins d’information et de stress.

Et toi comment t’organises-tu pour terminer tout ce que tu as à faire chaque jour ?

PARTAGE CET ARTICLE S'IL T'A AIDÉ ! 👉🏽

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin
Partager sur email

Vous aimerez sûrement aussi...

Passionné par le marketing internet et la création de sites web. Je me suis formé en autodidacte au travers de centaines d’heures de cours en ligne, de lectures, de divers événements et de pratiques. Apprenons et partageons ensemble de nouvelles pratiques.

×
×

Panier